Mi is az a digitális számlamenedzsment?

A digitális transzformáció kapcsán többször említettünk már mi is egy nagyon fontos különbséget: van, hogy egy megoldás névlegesen digitalizál egy folyamatot, de azzal valójában nem takarít meg felhasználóinak időt, energiát és pénzt sem, ezeket nevezhetjük öncélú digitalizációnak is. Ettől még persze elképzelhető, hogy valakinek szimpatikus lesz a végeredmény, de nem állapítható meg egyértelműen a hozzáadott érték létrejötte. A második kategóriába tartoznak azok a digitális szolgáltatások, amelyek nem csupán áthelyeznek egy adott folyamatot a digitális térbe, hanem azzal együtt jelentősen meg is könnyítik azt. Ideális esetben a digitális számlamenedzsment is utóbbi csoporthoz sorolható. 

A digitális számlázás alatt sokan az e-számlákat, illetve az e-mailben kiküldött számlákat értik, holott ennek a valóságban sokkal többről kéne szólnia, mutat rá a helyzet kettősségére Kauzli Katalin, az e-számlázás területén tevékenykedő Partnerhub Zrt. társalapítója. A valódi digitális számlakezelésnek ugyanis teljességgel meg kell szüntetnie a papíralapú, illetve egyéb manuális munkafolyamatok szükségességét, ezáltal hozzájárulva az adminisztrációs teendők csökkenéséhez és könnyebbé válásához. A szakértő szerint semmi értelme nincs az elektronikus számlázásnak, ha a kiállítást követően azokat kinyomtatjuk és a feldolgozás, valamint adatrögzítés folyamata pontosan úgy megy végbe, mintha az e-számla kiállítása meg sem történt volna.

Ezzel szemben a tényleges elektronikus számlázás akkor megy végbe, mikor a PDF formátumú számlakép mellett a számlaadatok is be vannak ágyazva a számlába, vagy annak mellékletében vannak feltüntetve. Ezen számlaadatok révén válnak digitálisan kezelhetővé a számlák, mind a vevő, mind a szállítói számlák körében. Kauzli Katalin blogposztjában (amely itt olvasható) arra is felhívja a figyelmet, hogy a vevőszámlák esetén kihívást jelenthet, ha az adott könyvelőprogram, ERP rendszer, vagy online számlázó nem támogatja teljes mértékben az elektronikus számlázás folyamatát. Potenciális nehézségként az alábbiakat jelölte meg:

  • csak PDF állományt küldenek, de számlaadatokat nem;
  • nem tudnak e-számlát generálni, mert nincs rajta elektronikus aláírás;
  • nem tudják kezelni a számlák e-mailen történő kiküldését;
  • külföldi cégek esetében előfordul, hogy az ERP-t külföldi cég fejleszti, amely a magyar előírásoknak való megfelelést nem kezeli prioritásként, vagy a fejlesztés nagyon drága lenne.

A szállítói számlák feldolgozásával kapcsolatban kijelenthető, hogy hazánkban a NAV fejlesztései jelentős előrelépést hoztak, hiszen a szükséges számlaadatok túlnyomó többsége már rendelkezésre áll az elektronikus számlázáshoz. Ugyanakkor a szakértő szerint ez sem garantálja a 100%-os eredményt, mivel a NAV-nak átadott adatok köre nem feltétlenül fedi le az egyes vállalatok egyedi igényeit és körülményeit. 

A potenciális akadályok leküzdéséhez azonban motivációt szolgáltat a tény, hogy az e-számlázással 60-80%-os hatékonyságnövekedést lehet elérni a papíralapú számlakezeléshez képest, ez pedig bőven túlmutat a marginális előny fogalmán. Ahhoz, hogy mindez megvalósulhasson Kauzli Katalin szerint érdemes segíteni vevőink digitális számlafeldolgozását azzal, hogy adattartalommal együtt elektronikus számlát is küldünk nekik. A beszállítók esetében bizonyosodjunk meg, hogy képesek-e elektronikus számlát küldeni. Végül pedig a számlák digitális feldolgozásához használjuk a NAV adatokat, amennyiben persze ezt az általunk használt ERP rendszerrel kivitelezni lehet.

Forrás: LinkedIn

Bátorfi Botond

E-mail címed nem kerül nyilvánosságra.