„Rendben, találkozzunk és beszéljük meg”, gyakran hangzik el a mondat. A meeting szó ma már Magyarországon is egy elterjedt kifejezés. Ahogy fejlődik egy vállalkozás, a vezetők és az alkalmazottak egyre elfoglaltabbak. (Nem mintha az indulásnál nem lennének azok.) Egyre nagyobb a személyes találkozó jelentősége. Egyre több és nehezebb kihívást kell megoldani, és már azt sem tudod, hogy a prioritási listán hogyan nevezd el őket: fontos, szuper fontos, tegnapra kellett volna, most már tényleg muszáj lenne megcsinálni; csak hogy párat említsek.
És közben érkeznek a munkatársak, a partnerek, az alkalmazottak, az ügyfelek:
- Van pár ötletem! Találkozzunk és beszéljük meg!
- Elakadtam, nem tudok továbblépni. Találkozzunk és beszéljünk!
- Szeretném megbeszélni a következő lépést. Legyen egy találkozó!
- Meghallgatnám róla a véleményed! Találkozzunk!
Csak hogy párat említsek. Nektek milyen hasonló megkeresésetek van? (Kommentben írd le most,)
A végeláthatatlan megbeszélések mellett szükség van pihenésre, hogy tiszta fejjel tudd átlátni a helyzetet. De mielőtt belekezdenénk a mélyebb elemzésbe, kezdjük a legfontosabb szabállyal:
Ha nincsen az üzleti találkozónak célja, akkor ne találkozzatok!
Amennyiben az üzleti megbeszélés előtt nincs határozott célod, akkor nem üzleti alapon, hanem egymás szórakoztatására találkoztok.
Az egyik mentorunk mesélte, hogy ő az értékesítési csapattól minden alkalommal elvárta, – amellett, hogy nézzenek utána a cégnek -, hogy minden személyes találkozó előtt az alábbi válaszokkal készüljenek fel:
- Mi a találkozó célja?
- Mi az a minimum eredmény, amit el akarok érni?
- Mi a maximum eredmény, amit kihozhatok a találkozó esetén?
- Mivel kell felkészülnöm a találkozóra? Elkészítettem mindent? Milyen kérdéseim vannak a találkozó során?
- Milyen hozzáadott értékem van a mostani megbeszéléshez?
Ha ezekre a kérdésekre az értékesítő nem tudott válaszolni, akkor nem engedte el találkozni az ügyféllel, mert csak az idejét vesztegette. Az idő pedig drága, és ha értékeled az ügyfél idejét, Ő is értékelni fog Téged!
Személyes Találkozó
Habár egy megbeszélés szervezése sok alkalommal jó megoldás lehet, mégsem a legjobb válasz több esetben. Elizabeth Grace Saunders által a Harvard Business Reviewban megjelent döntési fáját szeretném bemutatni Nektek, hogyan tudjátok eldönteni: vajon szervezzek-e személyes találkozót?
Tipp: nyomtasd ki a döntési fát magadnak, hogy mindig ott legyen előtted és gyorsan át tudd gondolni, mire van szükséged!
Teljesen átgondoltad a helyzetet?
Ez egy tipikus hiba a mindennapi folyamatok során. Nem tudod pontosan, hogy mire van szükséged, ezért szervezel egy találkozót, ahol tisztázzátok, hogy hol tartatok. Ennek a találkozónak a megszervezése azért is csábító, mert olyan érzésed van tőle, mintha „sokat” haladtatok volna. Valójában a többiek csak segítik tisztázni a fejedben azt, amit Neked magadnak kellett volna egyedül megtenned. Egy ilyen találkozó szervezése nem hatékony, feleslegesen használod fel a társaid, ügyfeled idejét.
Ehelyett inkább szánj időt arra, hogy átgondolod az alábbiakat:
- Határozd meg a projekt célját vagy ellenőrizd, hogy a célt szükséges-e módosítani
- Határozd meg a projekt mérföldköveit
- Értékeld és mérd fel a projekt jelenlegi állapotát a célhoz viszonyítva
- Készíts akciótervet
Amennyiben meg tudod válaszolni ezeket a kérdéseket, stratégiai szempontból átgondoltad a projektet, akkor tovább léphetsz.
Szükséged van további információra a haladáshoz?
Ha tisztában vagy azzal, mit kell tenned, akkor pontosan tudod a következő lépést: csináld! Ha ebben a helyzetben vagy, akkor ne szervezz találkozót, mert nincs szükség rá. Egyszerűen állj neki és végezd el a munkát! Just do it!
Ha viszont a tovább lépéshez olyan információra van szükséged, amit saját magad nem tudsz meghatározni, vagy minőségi visszajelzésre van szükséged, hogy a munkát elvégezd, akkor irány a következő lépés.
Szükséges a személyes beszélgetés?
Van pár kérdésed, amire szeretnél választ kapni? Egyoldalú információéhségre az email tökéletes megoldás. Akkor ajánlom ennek a használatát, ha visszajelzésre van szükséged egy anyagról, prezentációról vagy dokumentumról. Mindenkinek egyszerűbb, ha elküldöd nekik emailben a kérdéseidet, és saját maguk oszthatják be az idejüket, mikor tudnak vele foglalkozni (és közben nem bámulod őket, csorgatva a nyálad a visszajelzésre.)
Viszont, ha kétoldalú egyeztetésre van szükséged, akkor egy másik kommunikációs csatorna után kell nézned.
Indokolt a személyes találkozás?
A kétoldalú kommunikációs csatorna igénye esetén több lehetőség is a rendelkezésedre áll. Online chatelhetsz (pl. Slack, Messenger, Facebook Workplace, Viber, Whatsup), ha hosszabb vagy mélyebb beszélgetésre van szükség, akkor szervezhetsz videókonferenciát (Skype, Google Hangouts, Facetime stb.) vagy telefonon felhívhatod. Ezzel egyrészt megspórolod az utazási időt, másrészt könnyebben tudod kezelni azt, ha késik vagy előtte pár perccel mondja le a partnered a megbeszélést.
Ha mindenképpen szükséged van személyes találkozásra, akkor ezzel visszatérhetünk az első és legfontosabb szabályra: határozd meg a találkozó célját! Készülj fel rá a szükséges anyagokkal, ha kell, végezz kutatást.
Ha követed ezt az egyszerű döntési folyamatot, radikálisan tudod csökkenteni a személyes találkozások számát, ezzel növelve a hatékonyságot és az elvégzett munka mennyiségét!
Neked mi a véleményed a személyes találkozókról? Számodra mennyire fontosak?
