Milyen számla kiállítási szabályok vannak? Mi a különbség a papír alapú és az elektronikus számla között? Hányféle fizetési mód van? Ki kötelezett a számla megőrzésére? Más nyelven is kiállítható? Ehhez hasonló kérdéseket tettem fel Katona Andreának, a T-Systems Magyarország Zrt. által forgalmazott Billzone.eu Online Számlázó vezetőjének.
Vállalkozás működtetése során számlát kell kiállítanod vállalkozásod szolgáltatásának nyújtásáról vagy termék értékesítéséről.
Mi az a számla?
A számla szigorú számadású bizonylat, amelynek formai és tartalmi követelményeit az ÁFA törvény és a számvitelre vonatkozó hatályos jogszabályok írják elő.
Hogyan történhet számla kiállítása?
A számla kiállítása történhet kézi számlatömbből vagy számlázó programon keresztül. Nyomdai úton előállított számla esetében csak az adóhatóság által megállapított sorszámtartományokkal rendelkező számlatömb alkalmazható. Számítástechnikai eszköz útján előállított számla esetében sorszámosztás kihagyás nélkül, sorfolytonosan és ismétlés nélkül kell megtörténnie, ezzel biztosítva a kiállított bizonylatok szigorú számadás alá vonását. A számlák sorszámát a számlázó programnak automatizáltan kell generálnia, a sorfolytonosság semmilyen emberi beavatkozással nem sérülhet.
Milyen fajtái vannak a számlázóprogram által előállított számlának?
Számlázóprogram által előállított számla megjelenési formáját tekintve lehet papírra nyomtatott vagy elektronikus számla.
Papír alapú számláról akkor beszélünk, ha nyomdai úton előállított számlatömbből vagy számlázó programból papírra nyomtatva kerül kiállításra. Elektronikus számlának az minősül, amely a kibocsátás és a befogadás pillanatában is elektronikus. Elektronikus számlázás esetében felek előzetes megegyezése szükséges, hiszen befogadó félnek esetlegesen technikai háttérre van szüksége az e-számlák befogadásához, feldolgozásához.
Elektronikus számla esetében a számlaadatok adatfájlként kerülnek továbbításra elektronikus úton. Számlabefogadó ezeket az adatfájlokat tudja befogadni elektronikus adatfeldolgozás céljából. Az e-számlák adatállományának könnyebb olvashatósága érdekében a megjelenési formája leginkább PDF, de lehet kép vagy egyéb módja is. Fontos, hogy az e-számla maga az adatállomány, a PDF csupán a könnyebb értelmezhetőség érdekében történő megjelenítése. Az elektronikus számlák ebből következően csak elektronikus formában hitelesek, a kinyomtatott e-számlák nem minősülnek hiteles számlának.
Milyen elvárásoknak kell megfelelni a számlának?
Mind a papír alapú, mind az e-számlával szemben elvárás a hármas alapelvnek való megfelelés:
- a számlakibocsátástól a megőrzéséig biztosítani kell a számla eredetének hitelességét,
- adattartalmának sértetlenségét
- és olvashatóságát.
Az eredet hitelessége a számlát kibocsátó azonosságának biztosítását jelenti. Az adattartalom sértetlensége azt jelenti, hogy a számlát és annak adattartalmát utólag nem változtatta meg senki. Az olvashatósága pedig biztosítja, hogy az emberi szem számára olvasható és értelmezhető legyen. Fontos, hogy ezeket az alapelveket számlakibocsátónak és a befogadónak is egyaránt teljesítenie kell a megőrzési idő alatt.
Milyen kötelező tartalmi elemei vannak a számla kitöltésének?
Amennyiben elsőre a számla kitöltése még nehézséget jelent, abban az esetben segítségünkre lehet, ha megismerjük a számla kötelező tartalmi elemeiről az ÁFA törvény vonatkozó rendelkezéseit.
Fő szabályként a számlának tartalmaznia kell:
- a számlakibocsátó és vevő azonosító adatait (név adatok: cégnév, magánszemély neve, stb; címadatok: cég székhelye, telephelye, magánszemély lakhelye, stb; adószám: cég esetében),
- az ügylet teljesítésére vonatkozó adatokat: számla létrejöttének dátuma, teljesítés dátuma, áru vagy szolgáltatás megnevezése, mennyisége, értéke, ÁFA tartalom, ha van,
- a kifizetéssel kapcsolatos adatokat: fizetési határidő, fizetési mód. Ettől eltérően meghatározott esetekben további kötelező elemek szerepeltetését várja el az adóhatóság a számlán.
Milyen nyelveken lehet kiállítani számlát Magyarországon?
A számla magyar nyelven vagy bármely más élő nyelven kibocsátható, de abban az esetben, ha idegen nyelven állítunk ki egy számlát, akkor az adóhatóságnak joga van utólagosan megkövetelnie és bekérnie a számla hiteles magyar nyelvű fordítását számlakibocsátótól. Számlázó programokban többnyire elérhetők kétnyelvű számlasablonok, így az idegennyelv mellett a magyar fordítás is szerepel a számlán.
Hány fizetési mód közül választhatunk?
Fizetési mód szerint korábban kétféle számlát különböztettünk meg: készpénzes és átutalásos számlákat. A legtöbbet használt fizetési módok még többnyire ezek, azonban napjainkra már kiegészült egyéb fizetési módokkal a gazdasági élet, például: bankkártya, utánvét, PayPal, csekk, stb.
Számla vagy nyugta?
Kérdés lehet, hogy mikor állíts ki számlát és mikor nyugtát? Egy ügylet, azaz gazdasági esemény teljesítésére vonatkozóan számlát állítunk ki, míg bármely áru vagy szolgáltatás ellenértékének átvételét, azaz a tényleges készpénzmozgást a nyugta igazolja.
Ezért könnyen előfordulhat olyan eset, hogy számla és nyugta is kiállításra kerül, hiszen magáról a szolgáltatásról számla készül, majd az ellenérték pénztárba történő befizetéséről nyugta keletkezik.
A kereskedelemben lehetőség van kizárólag nyugtaadásra, ha a nyugtaadás feltételei megvalósulnak:
- a megvásárolt áru ellenértékét legkésőbb a teljesítés időpontjáig
- készpénzzel,
- készpénzhelyettesítő fizetési eszközzel (pl. csekk) vagy
- pénzhelyettesítő fizetési eszközzel (pl. bankkártya, hitelkártya) egyenlíti ki vevő.
Nyugtát előre kiállítani nem lehet, azt csak a termék átvételekor vagy szolgáltatás igénybevételét követően a helyszínen lehet megírni.
A számlát főszabály szerint az ügylet teljesítéséig, de legfeljebb az attól számított ésszerű határidőn belül kell kibocsátani.
Mikor jön szóba az előlegszámla, a részszámla vagy a végszámla?
Ha olyan ügyletet számlázunk, amely még nem teljesült teljes egészében, akkor előleg számla állítható ki a teljes összeget vagy részösszeget tartalmazva. Tipikusan ilyen eset az építőiparban fordulhat elő, ahol szerződéskötéskor előleget fizet a vásárló, majd az építmény különböző készültségi fokainál kiállításra kerülnek a részösszeget tartalmazó részszámlák, míg a végső teljesítésnél a végszámla. A végszámla tehát az ügylet teljes értékét tartalmazza úgy, hogy feltüntetésre kerül a számlán a már kifizetett előleg, részszámla és a még fizetendő összeg.
Egy valamit kihagytam. Mikor jön szóba a díjbekérő?
Ettől eltérően, ha egy vállalkozás a szolgáltatásáról vagy termékértékesítéséről előre elkéri a teljes összeget, akkor arról proforma számla (díjbekérő) kerül kiállításra. Díjbekérő esetében a fizetés a díjbekérő alapján történik, majd a teljesítés és a rendes számlának a kibocsátása ez után valósulhat csak meg.
Mi a különbség a díjbekérő és az előleg számla között?
Lényeges különbség az előleg és a díjbekérő között, hogy az előleg számla sorszámmal ellátott bizonylatnak minősül, míg a díjbekérőre nem vonatkoznak a számlázási szabályok.
Mi történik akkor, ha a számla nem lett megfelelően kiállítva?
Ha a számlát nem megfelelően állítottuk ki, akkor lehetőségünk van számlakorrekcióra számlával egy tekintet alá eső okirat kiállításával.
Milyen fajtái vannak a számlakorrekciónak?
Érvénytelenítő számlát állítunk ki abban az esetben, hogyha a gazdasági esemény létre sem jön vagy az ügylet teljesítése részben vagy teljesen meghiúsult. Régen ezt neveztük sztornó számlának, amikor a számla érvényét veszíti.
Módosító vagy jóváíró számlát állítunk ki akkor, hogyha az eredeti számlához képest a tételek módosultak vagy a gazdasági esemény nem megfelelően lett dokumentálva a számlán.
Amennyiben formai vagy alaki hibát tartalmaz, úgy a számlát javítanunk kell. Minden ilyen esetben kiállított számlán meg kell jelölnünk az érvénytelenítés, módosítás vagy javítás okát és hivatkoznunk kell az eredeti számla sorszámára.
Mire kell figyelni számlakibocsátáskor és befogadáskor?
Számlakibocsátáskor a formai és alaki szabályain túl számla kiállító ellenőrizni köteles a partnerét, akinek számlát állít ki. Jó esetben ezt a funkciót tartalmazza a számlázóprogram. Meg kell bizonyosodnod arról, hogy vevő részére kibocsáthatsz számlát.
Számlabefogadásakor pedig a befogadó félnek szintén ellenőriznie kell formai és alaki szempontból a számlát. Mindkét fél felelőssége, hogy tartalmilag adott ügyletet, gazdasági eseményt teljes mértékben fedje a számla.
Mit jelent a számla befogadása?
A számla befogadása a fizikai átvételét jelenti, azaz vevő elismeri jogilag annak rá vonatkozó fizetési kötelezettségét.
Ki kötelezett a számla megőrzésére?
A számla megőrzésére szintén mindkét fél: a számlakibocsátó és a számlabefogadó is kötelezett. A számlát a Számviteli törvény hatályos rendelkezései alapján kell megőrizni. A megőrzésre kötelezettnek a megőrzési idő alatt biztosítania kell az adatok olvashatóságát és ki kell tudni zárni a szándékos törlődés, véletlen megsemmisülés, sérülés lehetőségét, illetve a jogosulatlan hozzáférés esélyét a számlákhoz.
Elektronikus számlákat csak elektronikus formában lehet tárolható, ebben az esetben nemcsak az adatokat kell megőrizni, hanem azt az eszközt vagy szoftvert, alkalmazást, amellyel az adatok olvashatók, értelmezhetők.
Papír alapú számlák esetében lehetőség van digitális archiválásra a könnyebb tárolás érdekében. A számlák megőrzését a számlakibocsátó, számlabefogadó maga is végezheti vagy megbízhat erre digitális archiválással vagy tárolással foglalkozó szolgáltatót.
És akkor jön az utolsó lépés…
Utolsó lépésként pedig adjuk le a könyvelőnknek a számlát, ahol a számlatükör alapján a számlánk megkapja a megfelelő számjelét és megnevezését a könyvelésben. Bejövő és kimenő számláinkról a könyvelő további könyvelési dokumentációkat (például mérleg), statisztikákat készít, amelyekből nyomon követhető vállalkozásunk eredményessége.
A cégek számára kiemelten fontos, hogy ismerjék a fenti adatokat. Ha szeretnél többet megtudni a cégek alapvető adatairól, akkor érdemes elolvasnod a Teljes E-cégjegyzék Ismertetőt, amelyben bemutatjuk a cégek cégkivonatában található összes adatot részletesen, kifejtve hogy mire és miért figyelj oda.